XL-BYG

 

På XL-BYGs logga står det: “Gör det ordentligt” – och det kan IntraNote skriva under på. Företaget har under många år haft en intranätslösning från IntraNote, och i slutet på av 2017 beslutade XL-BYGs ledning att intranätet skulle lanseras på nytt då det gamla inte längre var aktuellt. “Under åren har ansvaret för vårt intranät förändrats regelbundet och många anställda har kommit med input längst vägen. Cheferna gjorde det bra, men intranätet blev komplicerat och oöverskådligt och det var omöjligt att få en bra överblick,” förklarar Henrik Thue Nielsen, Online Digital Manager på XL-BYG.

 

Gör det ordentligt

Nylanseringen av XL-BYGs intranät var ett strategiskt ledningsbeslut, och det var en prioritet att involvera användare från både kedjekontor och butiker för att bygga en ny lösning. Därför upprättades en projektgrupp med deltagare från både kedjan och tre olika butiker, så att alla behov uppstod.

Seniorkonsulent Mariann Sigh Mortensen från IntraNote var inbjuden till kedjekontoret och presenterade möjligheterna som finns med IntraNote WorkSpace.

“Jag visade de nya trenderna som bland annat användarvänlighet och förklarade hur man arbetar. Det var mycket tydligt att XL-BYG prioriterade uppgiften högt och ville utveckla framtida intranät tillsammans med verksamheten”, förklarar Mariann Sigh Mortensen, som blev en del av projektgruppen.
“Jag behövde lära känna deras värld och förstå förväntningarna för det nya intranätet. Min roll var att se till att det de ville ha kunde göras.”

Henrik Thue Nielsen är mycket exalterad över samarbetet med IntraNote. “Mariann har djup inblick i intern kommunikation och extremt djup kunskap om intranätlösningen, så det var viktigt för oss att hon kom in i projektgruppen. Det gav kompetenta diskussioner från en kompetent konsult. I en sådan process behöver man någon som kan svara på saker.”

 

En detaljerad plan sparar tid

Specifika planer gjordes. Struktur, roadmaps och diagram säkerställde en noggrann plan.
“Henrik och jag gjorde planen i Axure och hade en kontinuerlig diskussion med projektgruppen, så att vi till sist fick en tydlig plan. Som konsult är det en stor fördel att komma nära organisationen under planeringsfasen. Det satte fantastiska ramar för resterande projekt, säger Mariann Sigh Mortensen.

Henrik Thue Nielsen förklarar att de enskilda avdelningarna bestämde sig för sitt eget område, och det var en bra anledning till att städa upp och ta bort vad som inte längre skulle sparas. De ansvariga redaktörerna för IT, inköp, HR, etc. flyttade eget innehåll och det gjordes på en dag.

“Internt så har alla anställda varit inblandade. Det gav ansvarskänsla och alla vet idag varför saker ligger där de gör. Parallellt arbetade vi “i skuggan” och förberedde för hur vi skulle flytta nästan allt i så stora partier som möjligt när det nya intranätet var klart,” säger Henrik Thue Nielsen.

 

Användarna bestämmer

XL-BYGs kedjekontor har tjänster för 111 oberoende ägda företag. Tidigare fanns det två olika intranät där kunskap skulle delas på kedjan eller i butikerna. Idag är det fortfarande två, men de smälter ihop så att de ser ut som ett. Kedjekontoret och affärerna har varsin startsida, och kedjekontoret publicerar information på båda intranäten.

”Vi tog med verksamheten och har tagit deras önskningar väldigt seriöst. Vi har rättat oss efter användarna, och det här är en av anledningarna till att vårt nya intranät har uppskattats ända från start, säger Henrik Thue Nielsen. Han berättar även att han hade lovat både kedjepersonal och företag en bra lösning. Det var väldigt höga förväntningar som vi har levt upp till, säger han. Han säger att han har upplevt IntraNotes konsult som en mentor som genomförde det ambitiösa projektet. “Jag kom från webbvärlden, så när vi började visste jag ingenting om intranätet. Men jag blev utbildad och introducerad av Mariann, så att jag nu kan underhålla vårt intranät i vardagen.”

 

Intranätet påminner om en hemsida

Henrik Thue Nielsen har varit ansvarig för XL-BYGs hemsida och andra digitala aktiviteter sedan 2008. Han fick erfarenhet från webben till intranätet. ” Henrik Thue Nielsen har varit ansvarig för XL-BYGs hemsida och andra digitala aktiviteter sedan 2008. Hans erfarenhet från webben följde med till intranätet. “Jag ville låta intranätet inspireras av webvärlden, så att det blev mer användarvänligt, visuellt och designmässigt. Jag kunde göra det med IntraNote WorkSpace eftersom det kan formas efter organisationens arbete och önskemål,” förklarar han.

XL-BYGs intranät påminner därför mycket om en webbplats. Samtidigt arbetar det med hashtags (##), så att till exempel företag som är “XL-BYG proffs-center inte behöver se information som endast är relevant för XL-BYG Byggcenter, som främst tjänar privatkunder.

”Vi har arbetat mycket med användarvänlighet. Till exempel, intuitiv navigering och en tydlig struktur så det är lätt att hitta. Vi använder teckensnitt som grafiskt element och arbetar aktivt med rubriker och underrubriker på mjuka och vardagliga språk,” förklarar Henrik Thue Nielsen.

”Vår design måste vara inbjudande och knivskarp, så du har alltid en översikt och kan snabbt avkoda en sida. Därför följde jag strikt den utformningen för designen som vi satte upp för intranätet. Strukturen är enkel att förhålla sig till när jag behöver upprätta något där.”

 

Budgeten och tidsplanen hölls

Henrik Thue Nielsen och hans projektteam hade gott om tid för lanseringen av det nya intranätet och en rimlig budget. “Vi hade tilldelats en budget, och vi höll oss inom den. Vanligtvis är IT-projekt känt för att vara dyrare än förväntat, men det var inte här, säger han och detsamma gäller processen:
”Allt var uppfyllt. Tidsplanen passade och när vi träffades på möten gick båda parter hem och arbetade med det som behövdes. Vi har varit upptagna, men det har inte varit för mycket. Det blev en rolig process där vi kunde skratta längs vägen för att vi hade kontroll över saker och lanseringen skedde på den överenskomna tiden.”

Kedjedirektören kunde därför presentera skärmdumpar av XL-BYGs nya intranät vid årsmötet i januari 2018.
”Vi hade en punkt på årsmötet där företagen kunde se intranätet och dess många fördelar; inklusive hur vi nu kan spara mycket mailkorrespondens. Det betyder mycket för framgången med ett projekt, att det förankras i ledningen och genomsyrar hela organisationen.”

 

Enkel vardag – men ett intranät som alltid är i rörelse

”När vardagen började var det lite uppföljning och korrigeringar, men jag fick bara positiv feedback. Användarna är nöjda eftersom systemet är lätt att använda både i affärs- och kedjekontorets vardag.”

Kommunikationen mellan kollegor har blivit lättare. Försäljningskampanjer samlas nu på ett ställe där anställda kan hämta information så att de får en effektivare arbetsdag. Det är lätt att ta reda på vem man ska kontakta för att få specifik kunskap. Samtidigt är det enkelt att dela relevanta innehåll med en kollega, på så sätt som vi känner igen från sociala medier.

Även som administratör är det vardagligt och enkelt, Henrik Thue Nielsen upplever IntraNote WorkSpace som ett robust och pålitligt intranät:
”Det finns ingen nedtid som är av betydelse för vardagen på kedjekontoren eller i butikerna. Om vi planerar något, rapporterar vi det i god tid. När jag behöver hjälp får jag det av några mycket skickliga människor. Men i själva verket använder jag dem inte deras hjälp så mycket, för det gick väldigt snabbt att bli självgående.”
Henrik Thue Nielsen tror dock inte att han kan släppa intranätet helt och hållet ännu. ”Det kommer att komma en våg av förändringar igen. En hemsida är aldrig färdig, och det blir heller aldrig ett intranät. Det utvecklas hela tiden, men det kan vara vår lösning. Vi vet var vi är nu – och är redo att utvecklas vidare när behoven kommer.”

Om du vill få igång din organisations interna kommunikation så är det klokt att arbeta strategiskt. Läs här om hur parametrar som verksamhetskultur, omställningar och konkreta målsättningar är avgörande för att lyckas med ditt intranät. Eller kontakta oss: