DocuNote Avtalshantering
Effektivisera ert arbetsflöde och få en bra utgångspunkt för att ta beslut.
Samla alla avtal i ett sökbart system
Rapportfunktioner, personlig startsida och säker åtkomst från mobil eller surfplatta.
Många företag saknar en överblick över vem man har ingått avtal med och när de löper ut. Med DocuNote får ni en lösning som snabbt kan implementeras, ge er en lättöverskådlig bild på samtliga avtal och öka kontrollen och säkerheten kring avtalshantering . Undvik onödiga kostnader genom att rätt person får en notis när det är tid att följa upp/förnya ett avtal.
DocuNote är integrerat med Outlook vilket gör att du kan få notiser till din mail men också koppla samman avtal och mail korrespondens. Ni har även möjlighet att integrera DocuNote med befintliga system samt att samarbeta med externa system via en webbportal. Ni kan sedan själva utöka användningsområdena i takt med att era affärsprocesser eller databehov utvecklas.
Med Avtalshantering från IntraNote får ni:
Minskad tidsåtgång och ökad kvalitet
Med automatiseringar som säkrar aktuell förnyelse, uppsägning och överlåtelse av gemensamma riktlinjer.
Bättre beslutsunderlag
Med överblick över de samlade avtalen, inklusive; antal, typer, samarbetsparter, avtalsägare, avtalssumma och annan relevant nyckeldata.
Effektiva arbetsprocesser och riskhantering
Med ärendehantering baserat på avtalsmappar där alla dokument, t.ex. Word, Excel och e-post, kopplas till det relevanta avtalet.
Ökade intäkter och lägre omkostnader
Med kontinuerlig övervakning av avtalsrättigheter och skyldigheter.
Vi är redo att hjälpa dig vidare mot framtidssäkra digitala lösningar
Kontakta oss om du är intresserad av att höra hur IntraNote kan stödja din digitala resa mot en mer effektiv organisation.
Få kontroll på avtal och hela dess livscykel:
Smart och säkert avtalsupprättande
Med ett obegränsat antal mallar kan ni upprätta alla de olika avtalstyperna ni har behov för. I mallarna kan ni definiera avtalets innehåll och relevanta metadata, samt den layout ni önskar. För den enskilda medarbetaren blir det därmed enkelt att upprätta ett avtal som uppfyller verksamhetens riktlinjer.
Avtal, bilagor och korrespondens på ett ställe
DocuNote avtalshantering är baserad på ärendemappar och integrerad med Outlook. Ni sparar därmed enkelt korrespondens tillsammans med avtalen och relevanta dokument. Beroende på roller och behörigheter har den enskilda användaren därmed enkelt tillgång till status på samarbetet och ni undviker personalberoenden.
Från fysiskt till digitalt avtal
Med textigenkänning blir text i skannade dokument och filer automatiskt identifierad och därmed sökbar. OCR-tolkning är automatisk och ser till att viktiga skannade dokument (TIF, PNG, JPG och PDF) görs levande. Ni får på ett smidigt sätt er existerande avtalsportfölj inläst och samtidigt säkras möjligheten för att arbeta aktivt med tredjepartsavtal.
Kontroll över rättigheter och skyldigheter
Funktionaliteten i DocuNote avtalshantering stödjer allt från enkla listvisningar, till e-postnotifikation vid uppgiftshantering och avancerade automatiska arbetsflöden. Ni säkras därmed att i tid kunna följa upp på era rättigheter och skyldigheter med hänsyn till avtalen. Ni uppnår även processtyrda arbetsflöden som förenklar avtalshanteringen.
Personligt startsida och översikt
Startsidan är anpassad efter varje enskild användare och säkerställer relevans och översikt. En inställning som visar användarens senast öppnade ärendemappar och dokument skapar flöde i arbetsdagen, medan möjligheten att upprätta olika flikar med speciella vyer säkerställer att varje användare har en god översikt över avtal och uppgifter som har tilldelas dem eller avtalats inom organisationen.
Gemensam sökbar avtalsbas
Avtal, bilagor och relaterade dokument och korrespondens är sökbara för alla relevanta användare. Ni kan söka på fritext eller en mängd metadata såsom dokumenttyp, kategori och dokumentägare alltefter era behov. Sökresultaten visas i både en lista och en PDF-vy, därmed kan ni enkelt och snabbt hitta rätt dokument. Ni säkerställer därmed en god överblick och effektiva arbetsprocesser.
Säkerhet med historik och versionshantering
Med DocuNote avtalshantering får ni full kontroll över avtalet och tillhörande bilagor. Versionshantering ser till att ni alltid arbetar i den senaste versionen av ett dokument. Loggfunktionaliteten säkerställer att registreringar som utförs av enskilda användare, samt information såsom tidpunkt, användar-ID och använda sökkriterier, finns tillgängliga i systemet och kan exporteras till Excel. Med jämförelsefunktionen håller ni dessutom enkelt koll på vilka ändringar som gjorts i dokumentet och av vem.
Full integration med befintliga system
Med vår flexibla datamanager och många års erfarenhet av integrationer med exempelvis ERP, CRM och andra system, får ni ett avtalshanteringssystem som kan integreras fullt ut med befintliga IT-system. Ni får möjlighet att använda redan befintlig kunddata, leverantörsdata eller andra relevanta data direkt i samband med avtalshanteringen.
Värdefullt beslutsunderlag
Med flexibla rapporteringsfunktioner, så som användarspecifika listvyer direkt i DocuNote, Grafiska rapporter uppsatta i excel eller automatisk överföring av data till BI-system via SQL views, garanteras alltid ett uppdaterat beslutsunderlag. Alla rapporteringsfunktioner baseras på metadata som ni själv definierar. Detta flexibla system ger er full möjlighet att benchmarka er kontraktsportfölj och säkerställa att ni har de optimala avtalen och arbetsprocesserna.
DocuNote Avtalshantering stöder livscykeln för hela avtalet. Från smart och säker etablering, hantering av rättigheter och skyldigheter till utvärdering, analys och förnyelse.