It-Bolig 

”Bostadsorganisationer har i dag många manuella processer och arbetet med EU:s persondatalag kan bli en vinst för dessa. Det är upplagt för att optimera sina arbetsrutiner när man ändå ska ta ställning till vilka dokument som omfattas av de nya reglerna”, säger Mikael Kronstrøm, som är it-chef för It-Bolig v. Bovia, ØsterBo och Boligkontoret Fredericia. Han är helt övertygad om att det både finns tid och pengar att spara genom att hantera interna processer digitalt med hjälp av elektronisk ärende- och dokumenthantering (Electronic Content Management – ECM).

”Om man har koll på sin informationssäkerhet så har man ordning på sina affärer och nu blir det viktigt att tänka på all persondata. Dessutom ligger det nära till hands att placera en lång rad andra dokument i ett ECM-system. Bostadsorganisationer hanterar allt ifrån HR till bostadsadministration, ekonomi och byggärenden, och de bör läggas in i en likartad struktur som automatiserar arbetsuppgifterna. Det sparar tid eftersom alla snabbt kan hitta den rätta versionen av ett dokument och kan känna sig trygg med att data alltid förvaras säkert”, säger Mikael Kronstrøm.

Digitalisering handlar om kunskapsdelning och säkerhet

It-chefen pekar på att digitalisering är ett vitt begrepp som många kan ha svårt att förstå, för vad betyder det egentligen? Det är frestande att bara ”sätta ström” till sina blanketter och så helt enkelt arbeta vidare som vanligt, men det får inte en organisation att ändra sig. ”Digitalisering handlar bland annat om att effektivisera arbetsrutiner genom att göra det lätt att söka efter dokument, göra utdrag, dela kunskap och optimera säkerheten när det gäller att skydda sina data – bland annat genom att ha ordning på sina kontrakt och alltid veta var de är och vilken version som gäller.”

Administrativt redskap för att hantera klagomål – och alla övriga data

It-Bolig har just valt DocuNote för dokumenthantering för att underlätta arbetsrutiner och strukturera kunskapsdelning. DocuNote integrerar mot bostadssystem som EG Bolig, KTP’s WebBolig och Unik Bolig och här kan ärenden registreras och arkiveras, samtidigt som information om ett hyresobjekt är lätt att spara och dela. Systemet är därför ett bra arbetsredskap för administration och eventuellt styrelse, där data om klagomål, ordningsföreskrifter, underhåll, byggärenden, uthyrning m.m. snabbt kan tas fram och man är säker på att alla medarbetare alltid arbetar med den senaste – och rätta – versionen av ett dokument.

Helt avgörande i en modern organisation

Många bostadsorganisationer opererar med två typer av dokumentation; De som kan kopplas till boende, ekonomi och hyresobjekt m.m. och Övrig dokumentation (de som normalt ligger på fildiskar och i anställdas mejl. Alla dessa dokument, oavsett typ, kan hanteras direkt i DocuNote. Så har man dels ordning på placeringen av sina dokument i en likartad struktur, tillsammans med mail och dels säkerställer man att reglerna om persondata följs. Bland annat genom automatisk gallring, radera data på ett bestämt datum, och att kunna dokumentera vem som har tillgång till dokument eller handlägger ett ärende. Man säkerställer på så sätt att bostadsorganisationen följer lagen genom att endast förvara nödvändiga data.

”Ett dokumenthanteringssystem är helt avgörande i en modern organisation. Det krävs visserligen lite arbete att ta fram enhetliga riktlinjer, bland annat för namngivning av dokument och ärenden, men vinsten är väldigt stor. När det en gång är implementerat klarar man sig inte utan det”, fastslår Mikael Kronstrøm.

___

Om It-Bolig

It-Bolig är en gemensam it-avdelning för bostadsorganisationerna Bovia, Boligkontoret Fredericia och ØsterBO. Bostadsorganisationerna administrerar cirka 20 000 hyresobjekt i Vejle, Billund, Grindsted, Vejen, Kolding och Fredericia.

It-Boligs huvudsakliga områden är informationssäkerhet, digitalisering och it-drift. De har ansvaret för den dagliga driften av bostadsorganisationernas it-system, från servrar till den enskilda arbetsstationen – och vad som ligger däremellan. It-Bolig är också processkoordinator för bostadsorganisationernas olika superanvändargrupper, exempelvis EG-Bolig, Office-365 och DocuNote.

It-Bolig har också ansvaret för att bistå organisationerna med digitaliseringsprocesser som lyfter både organisationernas strategiska målsättningar och målen omkring EU:s persondatalag.

___

IntraNote

IntraNote har fler än 350 kunder som redan använder med DocuNote för ECM och som kan hantera kraven från EU:s nya persondatalag.

Som specialister i kunskapsdelning levererar IntraNote dessutom Intranät och Extranät. Bostadsorganisationer kan till exempel använda Intranätlösningen i administrationen och eventuellt komplettera med ett extranät till de boende.

IntraNotes mångåriga erfarenhet säkerställer bostadsorganisationerna:
• Sparring, erfarenhet och djupgående kunskap om ”best practice”.
• Digitaliseringsprocesser och en lösning på kraven från EU:s persondatalag.
• Implementering, uppsättning och utbildning.
• Driftsupport och framtidssäkring av investeringen till ett fast och känt pris.