Fonus

Utmaningen hos Fonus har varit att styrande dokument, mallar och avtal har legat på flera olika plattformar, så som Windows, utforskaren, e-post och fysiska papper, utan översikt över versioner, ändringar och placering.

”Vi hade en bra process, men det var svårt att nå ut till alla anställda. Vår utmaning var avsaknaden med automatisk versionshantering och därför hade vi alldeles för mycket dubbelarbete för att säkra versionerna i våra olika system” säger inköpschef Eva Olsson från Fonuskoncernen och fortsätter: ”De senaste dokumenten nådde inte ut till de anställda och det har kostat oss mycket tid och pengar.”

Efter en lyckad implementering tillsammans med IntraNotes svenska avdelning finns det nu en tydlig översikt över processer och relaterade dokument, samt ett logiskt och användarvänligt sätt får att nå dem.
För att göra det extra enkelt för användarna har Fonus valt att använda sig av IntraNotes klickbara processverktyg till att bygga upp kvalitetssystemet. Användarna får en visuell och tydlig överblick över processerna och därmed lättare att leta reda på dokument och delad kunskap.

”Dokumenten är dessutom alltid i rätt version, vilket räddar oss från dubbelarbete samt minskar fel och frustration” säger Eva Olsson.

Hantering av avtal

Utöver kvalitetssystemet har Fonus valt att använda sig av IntraNotes modul för avtalshantering. Det ger en överskådlig bild av alla leverantörsavtal, så som deadlines för omförhandling, uppsägningstid, total summa pengar etc. Något som är viktigt för en stor koncern som Fonus där de behöver hantera saker och ting centralt.

”Tidigare hade vi ingen central styrning av leverantörsavtal och det gav oss många utmaningar, men med IntraNotes avtalshantering, har vi nu en bra överblick och ett användarvänligt system där alla kan spara avtal samt hitta dem på ett lätt sätt” berättar Eva Olsson.

Stöd för den nya GDPR förordningen

Som en integrerad del av systemet finns det stöd för den nya GDPR förordningen som träder ikraft i maj 2018. Den nya personuppgiftslagen har strikta krav på bl.a. styrning av rättigheter, loggning och kassering av dokument. Det är automatiserat i systemet och ger Fonus trygghet då de vet att de jobbar i enlighet med förordningen.

___

Om Fonus

Fonus planerar och genomför begravningar, varje år anordnar de ca 26 000 begravningar. Fonus är idag den enda begravningsbyrån som är rikstäckande och finns i hela Sverige. Då de är en stor koncern med flera kontor runt om i landet är det viktigt med en gemensam plattform för processer, avtal och dokument, som de har idag via IntraNote.