Gör samarbete och kunskapsdelning till en konkurrensparameter

Effektiva digitala samarbetsverktyg utnyttjar att medarbetarna är vana vid att vistas på sociala medier. När de i en arbetssituation söker och delar kunskap på samma sätt som de gör på exempelvis LinkedIn, ökar det produktiviteten.

Ett företags konkurrensfördelar mäts efter hur snabbt de kan få fram de rätta lösningarna på marknaden. Ju bättre man är på att fånga upp förändringarna som sker i kundernas preferenser, desto snabbare kan man omsätta den kunskapen i konkreta affärer.

Men det är också relevant att se på hur de mänskliga resurserna kan tas med i bilden. Det gäller särskilt kategorin kunskapsmedarbetare, som bidrar till företagets resultat genom att tänka, samarbeta och agera med kolleger, konsulenter, partner, leverantörer och producenter, som på olika sätt och vis knyter sig till företaget.

Nästan en månads digitalt samarbete om året

Anställda använder i genomsnitt 14 % av sin arbetstid på att samarbeta kring dokument med andra. Det framgår av rapporten Better Tools Mean Happier and More Productive Workers, som Osterman Research har utgivit.

Undersökningen från Osterman visar att kunskapsmedarbetare under en normal månad i genomsnitt skapar 35,8 dokument som andra ska bidra till. Och en kunskapsmedarbetare blir själv bedd om att samarbeta på i genomsnitt 33,6 dokument i månaden. Det motsvarar att en kunskapsmedarbetare på ett eller annat sätt är inblandad i samarbete på 840 dokument om året. Om vi – lågt räknat – antar att der krävs 20 minuter för varje dokument, motsvarar det 37 arbetsdagar. Alltså nästan en hel månad effektiv arbetstid.

Om denna investering av mänskligt kapital på allvar ska ge utbyte krävs att medarbetarna har tillgång till effektiva samarbetsverktyg för kunskapsdelning.

Utnyttja medarbetarnas användning av sociala medier

En effektiv digital samarbetsplattform gör att innehåll (data och information) flyter lätt och säkert mellan de parter som är involverade i processen.

Väldigt många har tagit LinkedIn till sig där de regelbundet delar kunskap och information med nätverk eller grupper de är medlemmar av, de gör det snabbt och enkelt på olika enheter. Företaget kan hålla ögon med de sociala plattformarna och kopiera de mekanismer som får medarbetarna att dela sin kunskap med andra.

Det handlar om att skapa ett forum där medarbetaren kan ställa frågor online, lägga in kommentarer, lägga upp meddelanden, berömma kolleger eller söka i nätverket för att hitta de svar som behövs. Det är dokumenterat att en medarbetare som ställer frågor på en samarbetsplattform som regel får snabbare svar än genom att kontakta en supportavdelning eller skicka ett mejl.

Ledningen på olika nivåer i företagen blir också bättre och bättre på att ta samarbetsverktygen till sig. De lägger exempelvis upp små korta videomeddelanden om införande av nya processer – i stället för att skicka ett mejl. Detta är något som även tilltalar generation Y, som håller på att ta sig in på arbetsmarknaden och som är vana vid att kommunicera via levande bilder.

Genom att skapa en digital samarbetsvärld på jobbet – som påminner om den medarbetarna rör sig i utanför arbetstiden – kan ledningen alltså öka de anställdas produktivitet. Medarbetarna har lättare att få fart på kommunikationen med sina kolleger och samarbetspartner och dra in dem i samarbetet. De får fortare svar på sina frågor, de kan fortare fatta rätt beslut och kan generellt sköta sitt arbete snabbare och mer effektivt. Alltsammans till nytta för företagets konkurrensförmåga.

Läs mer om våra lösningar, eller ring till oss på 08 98 19 80.

Källa: Osterman Research, Inc. Läs hela undersökningen.

 

Mer inspiration och goda råd: