Ditt intranät ska återspegla företagets strategi

I en av de kända dialogerna från Alice i Underlandet frågar Alice katten om vilken riktning hon ska gå. Katten frågar då vart hon ska, varpå Alice svarar att hon inte vet, då svarar katten henne att det inte spelar någon roll vilken väg hon väljer att ta.

Detsamma gäller intranätet. Om du inte förstår vad dina behov är och vilken riktning du vill åt, kommer du inte kunna välja rätt intranät. Rätt intranät stödjer den strategin som ditt företag har satt och hjälper organisationen att uppnå dina mål.

Men Alices frågor är förstås inte helt dumma. Om du vill hitta ett sätt är det en bra idé att fråga en som känner till platsen, och om du väljer ett intranät är det uppenbart att börja med de olika elementen som utgör ett intranät.

Ett intranät består av fyra element

Var medveten om att ett intranät består av fyra olika element. Ju mer tydligt du handlar efter företagets behov, desto lättare blir det att bestämma fördelningen.
Intranätet är en samarbetsplattform som består av en balanserad blandning av dessa fyra olika element:

Det sociala intranätet är förstås den mest intuitiva och “smältbara” intranät som designas och drivs på samma sätt som sociala medier och affärsverktyg på Facebook, Yammer och Slack. Dialogen är användarcentrerad och styrd, och alla kan bjuda på vad de har i åtanke. Här är någon slags slump, men det är ofta på det sociala intranätet man ser att anställda från olika avdelningar kommer till fältet där det tas upp frågor i ett öppet forum – de rätta professionella svaren kommer ibland från överraskande källor.
Dessutom ökar det sociala intranätet medarbetarnas deltagande, och den sociala anslutningen stärks.

Organisations intranät speglar organisationens organisationsstruktur. Här möter användaren vanligtvis en gemensam startsida, där man kan klicka sig vidare in på avdelningars undermenyer. Det är tryggt och säkert, men tillåter inte konversationer med andra avdelningar – även fast man kanske har mer gemensamt men en kollega från en annan del av organisationen. Lösningen kan verka uppdelad men fokuserar på att stärka både kunskapsdelning och erfarenheten av en gemensam akademisk identitet på avdelningsnivå.

Det rollbaserade intranätet ger medarbetaren tillgång till den information som behövs för att utföra uppgifterna och bygger på användarens professionella roll och funktion.

Användaren är försedd med professionell kunskap som pressklipp och relevanta rapporter, och den sidan som visas är ofta skräddarsydd i förhållande till den särskilda yrkesfunktionen.

Det personliga intranätet kännetecknas av att användaren väljer information om och av beroende på relevans. Användaren kan prenumerera på specifika områden och nyckelord och därmed informeras om relevanta nyheter, artiklar och information. Dessutom kan du styra vilka webbdelar du vill se. Det är också här du hittar information om ett korsprojekt i organisationen eller fåf en snabb överblick över hur många semesterdagar du har kvar.

Ha strategin i åtanke

När du väljer ett intranät väger du de fyra elementen i förhållande till varandra och ser till att det står i balans – inte minst i förhållande till den övergripande strategin och de specifika målen du har formulerat.
Ett seriöst och professionellt intranät kommer nästan alltid att bestå av element av alla fyra typer. Konsten är att modellera den valda lösningen så att vikten av de fyra områdena matchar verksamheten, strategin och målen.

Det sociala intranätets element kan till exempel bidra till att skapa en online-kultur där personer som normalt inte kommunicerar med varandra, antingen på grund av fysiska avstånd eller yrkesskick eller personliga skäl, plötsligt får ett rum där det är vettigt att de interagerar med varandra.
Det kan spela en avgörande roll för att växa och stärka organisationens sammanhållning.

På samma sätt kan ett väl utformat organisatoriskt intranät ha en positiv effekt på det akademiska samhället på avdelningsnivå, eftersom det blir mer närvarande och säkert att kommunicera och bjuda in.

Elementen från de rollbaserade och personliga intranäten möjliggör direkt kommunikation till definierade målgrupper. Här får användarna en upplevelse att inte bara vara bitar i ett stort spel, utan också till oberoende individer vars tid och preferenser beaktas.

Därför måste jakten på rätt intranät börja på plats hos er: Vem är vi, hur vet vi, hur är vår kultur och hur stöder vi den här kulturen så bra som möjligt så att organisationens kunskapsdelning framhävs?

Om du vill få igång din organisations interna kommunikation så är det klokt att arbeta strategiskt.