10 goda råd om komunikation på Intranätet

 

1. Fokusera på kärnbudskapet

Vad är ditt kärnbudskap? Vad är andemeningen med det du vill säga? Har du flera budskap till dina målgrupper? Om din kanal är ett intranät och om du har flera budskap, så fundera på om det vore bättre att skriva flera meddelanden över flera dagar, än ett långt.

 

2. Ha målgruppen i tankarna

Vilka är din målgrupp? Vad vet du om dem och deras behov? Vilken information är värdefull för dem, och hur formulerar du dina budskap för att anpassa dessa till målgruppen?

Det unika med ett intranät – och intern kommunikation överhuvudtaget – är att du har alla möjligheter att komma nära dina målgrupper, om du vill. Du kan ju faktiskt fråga vad de behöver rent kommunikationsmässigt, utan att de tröttnar på dig. Ni arbetar i samma företag med samma mission, ni ska stötta varandra och du är där för att se till att dina kolleger får rätt kunskap på rätt tidpunkt. Tala med dem för att skapa rätt kommunikation!

 

3. Bedöm kanalen

Vilka kanaler är bäst för att sprida dina budskap? Är intranätet rätt kanal, eller ska du fokusera på möten, anslag, en app eller något helt annat istället?

 

4. Lite men bra

Till det ska du lägga att tiden och koncentrationsförmågan hos en (online) läsare i dagens Sverige vanligtvis inte räcker till romaner, och därför ska du begränsa texten till det allra nödvändigaste. Skriv korta och lättsmälta avsnitt, undvik långa meningar och en massa främmande ord och även om det är frestande att använda dem, så undvik oförklarade förkortningar. Om din läsare inte känner till förkortningen, ska hen antingen ta sig tid att slå upp den eller fråga en kollega
Alternativt fortsätter hen bara utan att förstå vad du menade.

 

5. Rubriken är avgörande

Rubriken är ditt försäljningsargument. Du kan gå tre vägar när det gäller att skriva rubriker, och ditt val av stil beror på företagets kultur och på målgrupperna. Här är tre exempel:

1. Rubriken säger precis vad kärnbudskapet är (”Peter Petterson ny direktör för Ajax från 1 april”)
2. Rubriken berättar övergripande om ämnet (”Organisationsmeddelande”)
3. Rubriken väcker läsarens nyfikenhet genom att vara antingen lite finurlig, väldigt informell eller på annat sätt ”annorlunda” (”Nu är det fikapaus: välkommen till Peter”).

 

6. Dela upp texten i mindre stycken

Många fokuserar väldigt mycket på nyhetstrekanten när de pratar om att skriva för intranätet. Jag är nog mer fokuserad på att det är en riktigt bra idé att använda underrubriker om man har en lite längre text. Man kan se underrubrikerna som en språngbräda som gör det lättare för läsaren att förstå innehållet.

Underrubrikerna ska naturligtvis passa till innehållet, men jag rekommenderar normalt att man gör en rubrik efter två eller tre stycken.

 

7. Vad ska mottagaren göra?

Det är riktigt bra att lägga upp till ytterligare interaktion eller handling från dina läsare. Men du ska komma ihåg att tala om för dem hur det ska ske.

Ett ”kontakta oss gärna” ska alltid följas av ett namn och ett telefonnummer eller en mejladress, inte bara ”Vänlig hälsning HR”. Om du gärna vill ha kommentarer till artikeln, så skriv ”Ge oss dina kommentarer i kommentarfältet nedan”. Gör inte läsaren osäker på vad du förväntar av hen, för då är det risk att det inte händer något alls.

 

8. Le mot fotografen

Man kan absolut använda bilder till intranätmeddelanden eller -nyheter, men använd bara bilder om de underbygger eller illustrerar ditt budskap. Var observant på att en bild kan störa ditt budskap om den uttrycker något annat. Använd exempelvis inte leende människor om du informerar om något allvarligt som uppsägning eller liknande. Det kan mycket snabbt uppfattas som dålig stil.

 

9. Har du skrvit rikttigt?

Ja, och så är det ju det där med att läsa igenom texten en gång till innan du publicerar den. Tryckfel smyger sig in! Det kan vara svårt att hinna med en ordentligt korrektur läsning bland allt annat jobb, men försök att hitta tid till det, eller ännu bättre, be en kollega läsa igenom din text innan du delar den med resten av företaget.

 

10. Bli eniga om tonen

Antingen du är en del av ett litet kommunikationsteam eller en stor kommunikationsavdelning så kan jag rekommendera att ni med jämna mellanrum, till exempel en gång om året, sätter av några timmar för att göra en kvalitetsgenomgång av er egen kommunikation. Vilken ton använder ni? Vilka ord använder ni ofta? Vilka ord ska ni tänka på att stava lika? Vilka termer ska ni helst använda när ni beskriver vissa situationer och strategiska initiativ?

Fråga er själva om ert ordval och er ton stämmer överens med till exempel företagets strategi och den kultur resten av företaget är en del av.

Det kan till och med vara en fördel att ha en uppsättning nedskrivna överenskommelser för er skriftliga interna kommunikation som komplement till kommunikationsstrategin. Använd överenskommelserna i teamet i det dagliga arbetet och dela dem gärna med ledningen, så att de förstår era medvetna beslut om den interna kommunikationen.