Verksamheternas kunskap försvinner ut i det blå

Mer och mer kunskap genereras i svenska verksamheter, men dåliga vanor och gamla system gör att den försvinner igen. Redan efter ett par veckor har ny kunskap gått förlorad, ett problem som blir allt större efterhand som datavolymerna ökar.

15-45 dagar. Så lång tid tar det för kunskap att försvinna i verksamheter enligt Osterman Research. Men när kunskap försvinner är det inte för att den blir borttagen. Den försvinner på grund av att den anställde som var direkt involverade i skapandet av kunskapen inte längre är tillgänglig, har glömt var den finns eller helt enkelt inte tänker på att andra kan ha behov av kunskapen.

Det är paradoxalt att kunskap på det sättet går förlorad – det var ju meningen att den skulle användas till något. Men den används helt enkelt inte när ingen vet var den är.

Var är det nu jag hittar det senaste avtalet?

Otillgänglig kunskap går inte enbart ut över den enskilde medarbetarens produktivitet. Även kunskapsdelning mellan anställda och samarbetspartners blir komplicerad när det saknas effektiva rutiner för hur verksamhetens information skall systematiseras.

Vid vissa tillfällen kan det även vara affärskritiskt att kunna återfinna data som exempelvis kontrakt och avtal. Men det kan vara svårt om dokumenten ligger på slumpmässiga hårddiskar, USB-enheter eller olika back-up system på nätet.

Och när man väl hittar avtalet vet man inte ifall det är godkänt, ifall det är ett utkast eller vad det egentligen är man har hittat…

Undviker att återanvända kunskap

Ganska paradoxalt är svårigheten med att hitta data störst i kunskapsrika företag, där just kunskap är avgörande för verksamheten.

Besväret med att återfinna kunskap överstiger helt enkelt nyttan med att återanvända den. Likaså att man aldrig helt säkert vet vad det är man hittar – det slutgiltiga dokumentet eller ett arbetsutkast.

Slutsatsen är att anställda istället använder värdefull arbetstid för att skapa saker på nytt – istället för att använda den kunskap som redan finns, men som ändå är otillgänglig för verksamheten eftersom det saknas kontroll över den.

 

Mer inspiration och goda råd: