Ta verksamhetens kunskap på allvar

En stor del av svenska företag har inte bestämt hur deras kunskap bör struktureras. Detta innebär att det till stor del är upp till enskilda medarbetare att hantera verksamhetens kunskap, vilket gör det alltför lätt för kunskap att försvinna. Företag bör därför fastställa riktlinjer för vilken kunskap som skall hanteras systematiskt.

Vem bestämmer över data i din verksamhet? Är det upp till den enskilde medarbetaren eller verksamheten att arkivera och hantera kunskap? Det är frågor som blir allt viktigare för svenska företag i takt med att datavolymerna ökar och data digitaliserats. När det saknas en strategi för hantering av kunskap är det nämligen den enskilda medarbetarens egen systematik som bestämmer hur data ska sparas.

Bortkastad tid på att leta efter dokument och kunskap

Att anställda själva bestämmer kan vara praktiskt, i synnerhet ifall anställda inte behöver dela sin kunskap med andra i organisationen och ifall anställda har full kontroll över sina filer. Men hur många har egentligen det? Inte många – studier visar att anställda använder 20 procent av sin arbetsdag till att återfinna information och kunskap, i de fall det inte har införts en systematisk kunskapsdelning.

Bortkastad potential

När kunskap försvinner från verksamhetens rum gör det verksamheten sårbar – och mindre konkurrenskraftig och effektiv. Utan tvekan kan anställdas tid användas till något bättre än att leta efter dokument och kunskap.

Hur värdefull är er kunskap?

Därför rekommenderar vi att man på ledningsnivå avgöra vilka delar av verksamhetens data som ska hanteras utifrån en överordnad strategi och vilka delar som kan behandlas utav enskilda medarbetare eller avdelningar. Gör klart för er hur värdefull er kunskap är och vilken typ av information som bidrar till verksamheten. Detta är första steget i att få en strategi kring kunskapshantering och IT-system som kan stödja nya och mer effektiva affärsprocesser.

 

Mer inspiration och goda råd: