H2M

Ett system med en enkel och gemensam struktur som alla medarbetare kunde jobba och dela information i, stod högt upp på önskelistan hos fastighetsteknikbolaget H2M.

De hade nyligen genomfört en stor intern certifiering och ville också ha ett nytt system som kunde stödja detta. Men det fanns några krav.

För att göra det möjligt att söka efter dokument och dela dem med externa användare, var det viktigt att det fanns en funktion för att lägga in och koppla metadata mot dessa.

Hos H2M ville man också ha ett system som såg snyggt ut och som dessutom tog fram dokumentens senaste version till alla användare.

Hösten 2014 fick de upp ögonen för IntraNote och redan ett halvt år senare var de igång.

Lösningen de valde var DocuNote: IntraNotes dokumenthanteringssystem med integration till MS Office, versionsstyrning med historik över alla versioner av dokument, ”fuzzy”-sökning som fungerar som Google, Outlook-arkivering och en gemensam struktur, uppbyggd med behörigheter.

Utöver det valde H2M också att utbilda sina egna medarbetare i att själva kunna göra förändringar i systemet och att kunna skapa mallar för sökningar med metadata.

Lösningen de valde hade också en webbplattform för externa användare.

Idag upplever medarbetarna att de har fått ett system med en enkel struktur som alla kan jobba i. Och förutom att det har blivit lättare att leta fram information i ett snyggt och strukturerat system, hoppas H2M också att det kommer innebära en besparing i både tid och pengar.

”Vi har hittat ett användarvänligt system som kommer att hjälpa alla anställda och kunder med bättre överblick, säkerhet och dokumentation” Dessutom kan vi själva göra förändringar utan det blir stora utvecklingskostnader”, säger Anna-Kari Hermansson som är bolagets HR-chef.