Man vet (inte) vad integrationer är

Får jag se din integration? Nej, vadå? För du kanske inte har en aning om vad det är.
Programvaran ska bara fungera, och så spelar det egentligen ingen roll vad som sker bakom kulisserna. Men integrationer är faktiskt viktiga för att du ska få en effektiv arbetsdag.

”Integrationer är ungefär som drivremmen i en motor. Man tänker inte på det; det ska bara fungera”, förklarar systemanalytiker Michael Alby Jacobsen från IntraNote.

Han arbetar bland annat med att koppla ihop DocuNote med olika branschsystem som kunderna använder till vardags så att arbetsrutiner och processer kan optimeras. Genom att integrera t.ex. ett ekonomisystem i DocuNote kan man se nyckeltal och därmed stanna kvar i DocuNote när man arbetar på ett ärende. Det sparar tid och underlättar arbetet.

Genom att till exempel integrera ekonomiska nyckeltal i DocuNote har medarbetarna informationen till hands precis då de behöver den. Det betyder mycket i en hektisk vardag att man inte måste slå upp på olika ställen för att hämta upplysningar”, säger Michael Alby Jacobsen.

Han förklarar att DocuNote integreras med ett mängd olika system – oftast utan att användarna vet om det.

”I grund och botten handlar integrationer om datadisciplin, datasäkerhet och dataminimering: Att alla kan arbeta så effektivt som möjligt för att data flyter runt på ett ordentligt sätt, så vi inte ska behöva ange samma info på flera ställen. Om kunderna exempelvis byter telefonnummer eller kontaktperson är det viktigt att en uppdatering slår igenom på alla ställen, så att man inte behöver lägga ned tid på att gå in och ändra informationen i flera system. Det minimerar fel och optimerar arbetsprocesserna.”

Använder ni hela ert branschsystem?

Enligt Michael Alby Jacobsen gäller det bara att skapa den datamängd som är nödvändig i det enskilda företaget. Man behöver inte ha massor av data – bara rätt mängd.

Han förklarar att branschsystem där medarbetarna underhåller information ofta är riktigt dåliga att förvara dokument i. Ibland är branschsystem så omfattande att kunden bara använder 10 % av systemet, och då lönar det sig bättre att integrera nödvändig data i DocuNote.

”När en av våra svenska kunder skulle ha nytt ekonomisystem kontaktade de oss för att få råd. De använde redan DocuNote till kontraktstyrning. Så istället för att medarbetarna skulle lära sig ett tungt ekonomisystem integrerade vi relevanta nyckeltal i den DocuNote-miljö som alla redan kände till.”

Hitta uppgifterna snabbt

En annan fördel med att arbeta med integrationer i DocuNote är att de olika avdelningarna i ett företag kan bygga upp strukturen så att den passar deras logik.

”Olika yrkesområden kan ha olika bilder av hur en struktur ska vara. Samtidigt kan en struktur vara naturlig när den byggs upp, men med tiden ändras den. Om man knyter metadata – som är data om data – till sina dokument, kan man alltid leta fram dem i DocuNote.

Därmed har man alltid kontroll över information som annars är svår att leta fram om man navigerar runt i flera olika system. Det är ännu en bra anledning att samla all dokumentation i DocuNote, och så integrera med de system som organisationen i övrigt behöver”, förklarar systemanalytikern, som inte tycker att det är något mystiskt med integration: ”Integrationer är i sig egentligen utan betydelse. Men vi ska göra användarna glada över att de lätt kan hitta det de behöver.”

Systemanalys

IntraNotes systemanalytiker är högspecialiserade experter med djup kunskap om teknik, utveckling, struktur och analys. Medarbetarna är väldigt duktiga på att ta reda kundernas behov och vad de vill uppnå.

”Vi har en bred och tung teknisk erfarenhet som vi kan ställa frågor efter. Det är väsentligt för oss att veta vad kunden vill uppnå. Så kan vi ta reda på vad som är tekniskt möjligt för att uppfylla önskemålen”, förklarar systemanalytiker Michael Alby Jacobsen.

Vilka system kan man integrera emot?

Genom att integrera branschsystem i DocuNote kan man arbeta mer effektivt. Data behöver bara underhållas på ett enda ställe, så att medarbetarna kan vara kvar i samma system men ha tillgång till data som har sitt ursprung i andra system. Det kan vara en väldigt stor fördel om man till exempel ska kalla in till årsmöte och skicka ut både dagordning, ekonomirapporter m.m. Här kan man spara många timmar om rutinerna är digitaliserade. Innehållet genereras automatiskt utifrån grunddata och information är lätt att komma åt från alla enheter.

Exempel på system som kan integreras med DocuNote:

    • Navision
    • Axapta
    • GIS
    • Lectio
    • Ludus
    • AGDA
    • CVR
    • LOIS (Lifas)

Vill du vete mera om möjligheterna som finns med DocuNote integrationer? Då är du välkommen att ringa oss på 08 98 19 80

 

Mer inspiration och goda råd: