HR och EU’s dataskyddsförordning – Just do it!

Inget mer onödigt snack – nu vill vi ha fakta om hur man gör med personuppgifterna!

Vargen kommer! Dataskyddsförordningen kommer! Speciellt HR-personal borde vara trötta på tanken av att all personlig information ska vara uppstyrd nu. Så istället för att prata så mycket om vad som har hänt, ska vi fokusera på, hur gör vi nu?

”Hantering av e-post är helt klart en av de största utmaningarna för HR, eftersom e-post från arbetssökanden ligger utspritt i inkorgen samt under skickat- och borttaget mappen,” säger säljaren Martin Overgaard från IntraNote. Hans vardag handlar om att göra administrativa medarbetares arbetsdagar enklare med DocuNote dokumenthanteringssystem, och därför har vi bett honom att bjuda på vad som verkligen kan hjälpa HR-anställda, till exempel i samband med rekryteringsprocessen.

Slut på manuella arbetssätt

”I framtiden kommer HR att dokumentera hur personuppgifter lagras, bearbetas och skyddas. Därför vill vi hjälpa till genom att bygga ett flöde som säkerställer att det överensstämmer med EU:s Dataskyddsförordning. Till exempel så laddas data från programmet automatiskt till DocuNotes dokumenthanteringslösning. Då finns det bara på ett ställe och informationen från avvisade sökande tas bort automatiskt,” förklarar Martin Overgaard.

DocuNotes HR-lösning:

• Mottagning via webbplats, så att jobbansökningar lyfts ut direkt till DocuNote för behandling. På det sättet är det inget som försvinner i inkorgen.

• En funktion som gör att sökanden kan ge sitt samtycke angående om ansökan ska hållas under ett visst antal månader efter att tjänsten är tillsatt.

• Automatiskt retursvar med: Tack för ansökan, och information om vidare förlopp.

• Enkel hantering där du i ett statusfält anger vem som ska ringas, och vem systemet ska skicka avslag till, så att du och kollegorna slipper manuellt jobb.

• Snabb och säger signering av anställningsavtal med elektronisk signatur. All data på den nya medarbetaren överför automatiskt från Dokumentmappen i DocuNote till Medarbetarmappen.
(Här kan du också starta ett arbetsflöde om allt som berör din nya medarbetare)

• Löpande administration om den enskilda medarbetaren – som utvecklingssamtal, företagsbil, levererat material etc. så att du får en optimal överblick.

• Automatisk radering av anställdas data vid uppsägning (eller pseudonymisering, som dataskyddsförordningen ställer krav om att vissa organisationer ska leva upp till)

• Loggning, så att du kan dokumentera vem som ser vilken data när.

Utbytet är stort

Fördelen med att använda DocuNote-lösningen för HR är att du uppnår alla fördelar med digitalisering: du kan vara säker på att data lagras säkert och det blir lätt att dokumentera arbetsflöden. Samtidigt sparar du mycket tid eftersom du slipper många manuella arbetssätt, som till exempel vid många ansökningar där det går mycket tid på att bekräfta, dokumentera, radera etc.

”När HR förstår hur mycket tid som de kan spara så blir de alltid väldigt glada. Samma gäller andra avdelningar som ska hantera kraven med dataskyddsförordningen. När du börjar leva med det i praktiken så märker du de många andra fördelarna,” säger Martin Overgaard.

Fakta om DocuNote och EU:s Dataskyddsförordning

EU:S Dataskyddsförordning ska ge oss bättre kontroll över våra personuppgifter.
I framtiden har företagen endast våra personuppgifter till låns. Företagen måste leva upp till de nya kraven för Privacy by Design och Privacy by Default

Privacy be Design innebär skydd av personuppgifter i designfasen, redan när företag vill börja använda nya system och processer. Skyddet ska alltså vävas in i systemens och processernas arkitektur- och designspecifikation.

Privacy by Default säkrar att personuppgifter endast bearbetas och lagras för det nödvändiga ändamålet. Standarden måste vara inbäddad och aktiverad i system och processer.

 

Mer inspiration och goda råd: