Blir ditt IT-projekt succé eller fiasko? Det avgör dina kolleger …

Ditt IT-projekt har gått perfekt.
Organisationen är undervisad och du känner dig rätt säker – jag kan det där!
HOPPSAN! Plötsligt visar det sig att dina kolleger inte alls tar det nya till sig, utan gör precis som de brukar. Då IntraNotes affärsutvecklingsdirektör Søren Rust Nielsen nyligen talade på Operan vid Devoteams ESDH & ECM-konferens var hans fokus inte IT-system, men däremot människor.

Det finns faktiskt goda grunder till att implementering av nya IT-system inte alltid lyckas. För även om systemet i sig är viktigt, så är det människorna som ska hantera det i vardagen som avgör om det slutar med succé eller fiasko.
Om medarbetarna inte tar ett nytt system till sig betyder det inte nödvändigtvis att det är dåligt. Orsaken är kanske att de inte kan se meningen med att göra något annat än vad de brukar – och så får systemet inte det avsedda värdet.

Hur får du din kollega att ändra beteende?

Tillsammans med studerande från Aarhus Universitet har IntraNote tittat närmare på inlärning hos vuxna.

”För mig handlar affärsutveckling om att bli ännu duktigare både tekniskt och processmässigt. Det handlar också om att bättre förstå hur vi på bästa sätt hjälper våra kunder. Att implementera ett nytt system ären förändringsprocess. Speciellt att få med alla slutanvändare”, förklarar Søren Rust Nielsen, som på konferensen berättade att det är riktigt svårt för vuxna att ändra beteende:

”När ett företag startar ett nytt projekt, som till exempel att hantera persondata korrekt eller implementera ett ekonomisystem, så lägger man en strategi och en körplan. Man definierar målgrupper som ska ändra beteende, exempelvis alla medarbetare eller en mindre grupp. När projektet är genomfört ska det leda till ett affärsmässigt värde. Men det värdet uppnås först när medarbetarna använder systemet. Det räcker inte att projektledaren nickar OK till alla punkter i projektplanen – alla medarbetare ska arbeta på ett nytt sätt.”
Och utmaningen ligger ofta just precis här, för hur får man sina kolleger att ändra beteende?

Engagera och ge feedback

Det är IntraNotes erfarenhet att en del målgrupper har lätt att göra något nytt, medan det är väldigt svårt för andra. I praktiken visar det sig att det inte hjälper att kommunicera mer och oftare. I stället ska man understödja och hjälpa medarbetarna genom att göra dem delaktiga och löpande ge feedback.

”Vi här på IntraNote har frågat oss själva hur vi kan förstå detta bättre och hjälpa våra kunder ännu bättre. Svaret ligger inte bara i att få fler funktioner i programvaran.  Men också i att lära känna användarna bättre”, berättar Søren Rust Nielsen, som bland annat fokuserar på andragogik i den framtida utvecklingen av produkter. Andragogik handlar om hur vuxna lär sig (i motsats till pedagogik, som handlar om barns inlärning). IntraNote arbetar med både beteendedesign och andragogik i programutvecklingen och vid själva implementeringsprocessen av våra lösningar.

Förstå vuxnas inlärningsprocess

Men vad är andragogik?
Det berättar Camilla Brøndahl Enevoldsen, kandidatstuderande vid Aarhus Universitet, om:

”Andragogik försöker förstå vad som kännetecknar vuxnas inlärningsprocesser. Vi lever i en tid med massor av ny kunskap och teknologi. Så vi måste hela tiden lära nytt och vara anpassningsbara. Inlärning är därför inte längre bara något vi fokuserar på i barndomen. Också folk som har arbetat i samma företag i flera år kan bli presenterade för nya IT-system som ska implementeras och användas – det vi känner som livslångt lärande.”

Camilla Brøndahl Enevoldsen förklarar att andragogikens antaganden hjälper oss att förstå vad som kännetecknar den vuxnes inlärning. Denna kunskap kan användas när man försöker förstå varför en del implementeringsprocesser kan skapa frustration hos en medarbetargrupp och inte alltid glider friktionsfritt.

Andragogiken bygger på fyra grundläggande antaganden:

  1. När en person mognar rör den sig från beroende mot ökande självstyrning.
  2. Med den personliga utvecklingen följer en stadigt större erfarenhetsmängd som bildar utgångspunkt för ens inlärning.
  3. Den vuxne lär sig när han eller hon känner att det är nödvändigt att lära sig nytt för att kunna lösa uppgifter och problem i det verkliga livet.
  4. Den vuxne behöver kunna använda det man lärt sig med detsamma.

”Med andra ord tar vuxnas inlärningsprocess utgångspunkt i deras tidigare erfarenheter. Den vuxne lär sig bäst om han eller hon är motiverad och kan se en mening med det. Samtidigt är det viktigt att den nya kunskapen används omedelbart efter att man har fått den”, förklarar Camilla Brøndahl Enevoldsen.

Från traditionell undervisning till involverande prototyputveckling

På IntraNote har vi mot bakgrund av kunskap om beteendedesign och andragogik förfinat vår implementeringsprocess. Vi har utarbetat ett nytt workshop-kit, där vi har gått från traditionell undervisning till en involverande prototyputveckling. Vi har genomfört flera projekt på detta sätt med ett mycket positivt resultat.

Kontakta oss om du är intresserad av att höra hur IntraNote kan stödja din digitala resa. Eller hur du får en mer effektiv organisation. Läs mera om våra lösningar här

 

Mer inspiration och goda råd: