5 tips för val av avtalshanteringssystem

Med avtalshantering förbättras konkurrenskraften markant

Om du vet hur många kontrakt eller avtal ni har, vad värdet av dem är, när de löper ut och vem som är ansvarig för dem, då är du på god väg. Problemet är bara att beslutsfattarna i många svenska företag i själva verket saknar underlag för att besvara dessa frågor. De befinner sig i en sårbar situation där risken för att potentialen i kontraktsportföljen inte utnyttjas optimalt, ständigt finns närvarande. Som tur är finns det möjlighet att göra något åt detta. Med rätt avtalshanteringssystem är det möjligt att skapa ett värdefullt beslutsunderlag. Vi ger här våra förslag på vad ni bör tänka på när ni väljer system.

1. Bestäm var avtalets grunddata skall komma från

En god överblick över kontraktsportföljen börjar med att grunddata etableras. Om det exempelvis endast framgår från de fysiska dokumenten eller från inköpschefens personliga Outlook vad den senaste prisjusteringen innebär, är det svårt att skapa en överblick över leverantörer som gör det möjligt att förbättra de samlade inköpen. Digitalisering av grunddata är en av de saker som ett avtalshanteringssystem skall lösa. När grunddata digitaliseras blir det nämligen möjligt att agera på den kunskap de skapar. Det blir möjligt att följa upp på rättigheter och skyldigheter, samtidigt som det blir möjligt att automatisera arbetsflöden. Här behöver ni ta ställning till om det är meningsfullt för er att själv mata in data eller om ni behöver integrationer till exempelvis CRM eller ERP-system. Det är stor skillnad på vad olika leverantörer erbjuder.

2. Gör en utvärdering av hur många avtal och olika avtalstyper ni har

Nästa steg är ofta att skapa underlag för rätt avtal och att ta fram avtalsmallar som kan användas i hela organisationen. Det är skillnad på ifall det är få personer som skall arbeta med ett fåtal stora avtal som de är väl bekanta med, eller ifall det är många personer som skall arbeta med flera olika typer av avtal och dela dokument, rapporter och korrespondens med varandra. Det är viktigt att ni känner till nivån på de behov ni har när ni utvärderar leverantörer.

3. Tänk på avtalets hela livscykel

Allt är viktigt, men vissa delar är viktigare än andra. Börja med att prioritera de resultat ni förväntar er att få ut av att implementera ett avtalshanteringssystem. Grovt sagt kan man dela upp avtalets livscykel i fyra delar; Ingående, Hantering av rättigheter och skyldigheter, Revision och analys, samt Utvärdering och förnyelse. Här finns verkligen pengar att tjäna. De flesta av oss har hört talas om ett avtal som inte sagts upp i tid, ett köp där man inte fick den utlovade rabatten, eller ett erbjudande som passerat på grund av att man inte haft koll på deadlines. Det säger sig självt att det snabbt står stora pengar på spel. Ett avtalshanteringssystem skall stödja er verksamhet och säkerställa att ni får ut det fulla värdet av er kontraktsportfölj. Det är därför viktigt att de prioriteringarna ni gör i systemet går i linje med såväl era kortsiktiga som långsiktiga affärsbehov.

4. Håll er till tidsramen och implementeringsprocessen

Medarbetarnas användning av avtalshanteringssystemet är avgörande för värdet. Kartlägg de avdelningar eller funktioner som förväntar sig få ut något av systemet, och vilka som skall använda det. På så sätt får ni bra överblick över vad som behöver övervägas vid val av system och den efterföljande implementeringen. Här rekommenderar vi att ni börjar med avdelningar där både värdet och motivationen är störst. Detta gör implementering av systemet smidigt, ger god datakvalitet och gör så att era anställda ser fram emot att använda systemet.

5. Ha realistiska målsättningar

Sist men inte minst, underskatta inte affärsaspekten. De olika avtalshanteringssystemen är väldigt olika när det gäller möjligheten att utveckla lösningar. Var därför realistiska när det gäller er interna situation.

 

Mer inspiration och goda råd: